Overvolle mailbox

Is jouw mailbox ook overstroomd tijdens je vakantie? En ben je nu bezig om al die mail weer weg te werken?

Zo’n overvolle inbox geeft stress. Ken je het gevoel dat je continu iets moet doen? Of het gevoel dat je iets vergeten bent te doen, maar er de vinger niet op kunt leggen? Daarnaast zorgt je uitpuilende mailbox dat je snel afgeleid raakt en belemmert het je in je werk. Want voor je het weet heb je 30 minuten door je postvak gescrold, allerlei ‘interessante’ dingen gevonden, misschien ook wat hap snap dingetjes gedaan… En dan zit je met ‘Oh ja, waarom ging ik mijn email ook alweer checken??’ Daarom volgen hier 6 tips.

1. Verwijder overbodige mails

Verwijder eerst alle mails waar je niets aan heb: systeemmeldingen van de website, aanbiedingen, social media-notificaties, meldingen van salarisstrookjes, storingen tijdens je vakantie, etc.

Om te voorkomen dat deze mails in de toekomst nog in je inbox terechtkomen, kun je je e-mailprogramma de opdracht geven om deze mails direct naar de prullenbak te verplaatsen. Beter is om in de desbetreffende app in te loggen en deze notificaties uit te zetten. Vooral als je je dagelijks op deze kanalen begeeft, heb je geen notificaties nodig.

2. Meld je af en verwijder nieuwsbrieven die je niet meer wilt ontvangen

Het afmelden voor nieuwsbrieven scheelt vaak ontzettend veel mails. Bekijk kritisch welke nieuwsbrieven je:

1. nog gaat lezen,
2. graag leest,
3. of gebruik maakt van de kortingen/aanbiedingen

Als het antwoord nee is op deze vragen, kijk dan hoe je je kunt afmelden. Meestal zit onderaan de mail een regel hoe je je kunt uitschrijven.

Verwijder deze mails uit je inbox en alle voorgaande nieuwsbrieven ook. Dit doe je het handigste door via de zoekfunctie de afzender in te typen, vervolgens selecteer je alles, waarna je op verwijderen klikt. Voor nieuwsbrieven die je wel wilt lezen, maak je een aparte map aan en zet je een leesmoment in je agenda.

3. Zet je e-mail notificaties uit

Krijg jij ook steeds een melding wanneer er nieuwe mail binnenkomt? Door je notificaties uit te zetten, word je niet steeds gestoord tijdens je werkzaamheden. Met zo’n pling word je toch nieuwsgierig en wil je kijken wat er binnen gekomen is. Hierdoor word je uit je concentratie gehaald, afgeleid en kost het weer tijd om in je werk te komen.

4. Verwijder mails van social media en andere kanalen

Een andere quick win in het opschonen van je e-mailbox is het verwijderen van alle mails van social media. Vaak doe je namelijk niks mee. Dus waarom bewaren? Dat zijn meestal notificaties van LinkedIn, Facebook, Instagram of X. Om te voorkomen dat je deze mails in de toekomst nog in je inbox terecht komen, kun je je e-mailprogramma de opdracht geven om deze mails direct in de prullenbak te verplaatsen. Beter is om in desbetreffend app in te loggen en deze notificaties uit te zetten. Vooral als je dagelijks op een van deze kanalen begeeft, heb je geen notificaties nodig.

 5. Plan twee momenten op een dag om met mail bezig te zijn

Veel mensen beginnen ’s ochtends gelijk vanuit hun mailbox te werken. Bedenk dat een mailbox reactief is, wat wil zeggen dat anderen jou iets sturen waar je waarschijnlijk iets mee moet. Door twee keer per dag een half uur of een uur aan je mailbox te werken, word je tijdens de rest van je uren niet gestoord door je mail.

 6. Overige mail

De mails die overblijven kun je nu gaan doornemen. Open niet 2x dezelfde mail maar beslis wat je ermee gaat doen. Alles wat je binnen twee minuten kunt doen, handel je gelijk af. De grotere klussen plan je in je agenda in of zet je op een to do lijst. Is informatie ergens anders verkrijgbaar zoals notulen, nieuwsbrieven, schema’s, salarisstroken? Dan hoef je de mails niet te bewaren.

 Ziezo, je mailbox is een stuk overzichtelijker

Na het volgen van bovenstaande stappen is je mailbox lekker opgeruimd en een stuk overzichtelijker. Als het goed is, heb je alleen mails waar je iets mee moet. Wil je meer tips of heb je persoonlijke hulp nodig, laat het me weten!